POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
OBJETO:
EDUCEREBRIX S.A.S., atendiendo a los requerimientos de la ley 1581 de 2012, reglamentada por los decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014 y en plena observancia del artículo 15 de la Constitución Política, redacta la presente política de tratamiento de datos personales cuyo eje fundamental es la salvaguarda de la intimidad y seguridad de nuestros pacientes, usuarios, clientes, trabajadores y demás personas que tengan una relación de índole jurídica y/o comercial con nuestra empresa.
ALCANCE:
La política de tratamiento de protección de datos de EDUCEREBRIX S.A.S. será incorporada al esquema logístico y organizacional de la institución, se publicará en el portal web, y será de conocimiento general de todas las personas que lo visiten, y de quienes dejen su información personal bajo nuestra custodia.
PROCEDIMIENTOS:
Nuestra asesoría jurídica externa será la encargada de resolver las inquietudes relacionadas con la rectificación, actualización, y supresión de datos personales, así como de la revocación de la autorización para su tratamiento.
Tales peticiones podrán elevarse por medios virtuales, al correo electrónico: educerebrix@gmail.com. Una vez presentada la solicitud, el interesado recibirá un número de radicación, con el que podrá hacerle seguimiento al trámite en el momento en que lo desee.
El trámite de la reclamación tendrá el siguiente orden de conformidad con el artículo 15 de la ley 1581 de 2012:
“El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término”.
DERECHOS DEL TITULAR:
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Rectificar, actualizar, suprimir sus datos personales frente al área jurídica de EDUCEREBRIX S.A.S. y/o revocar la autorización dada para el tratamiento de sus datos personales.
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Solicitar la copia o constancia de la autorización suscrita para el manejo de sus datos personales.
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Ser informado oportunamente acerca de las razones que motivaron el uso de sus datos personales
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Acceder, en cualquier momento y gratuitamente, a los datos personales que reposan en las bases de la empresa.
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Una vez agotado el requisito de procedibilidad (reclamación ante el área jurídica de EDUCEREBRIX S.A.S.) tendrá derecho a hacer las reclamaciones relacionadas con el manejo de sus datos personales ante la Superintendencia de Industria y Comercio de conformidad con los requisitos establecidos en la ley 1581 de 2012 y los decretos que la reglamentan.
TRATAMIENTO:
Los datos personales serán recaudados, previa autorización de su titular, tal como lo indica la ley. En el formato de autorización el titular podrá enterarse, a través de un aviso de privacidad, de los pormenores del tratamiento y las garantías que la empresa pone a su disposición para la protección de su información. Allí mismo se le indicará dónde puede consultar el presente documento en caso de que las particularidades mencionadas en éste no satisfagan sus inquietudes.
Una vez recaudados los datos, el encargado del tratamiento, los agregará a las bases de datos bajo su custodia, debidamente protegidas con un software especializado para información confidencial y sólo hará uso de ellos bajo las circunstancias ya aludidas y con autorización expresa del responsable del tratamiento de datos que, en todas las situaciones, dejará constancia escrita del permiso, donde debe invocar los motivos por los cuales decidió consentir su uso.
En lo concerniente a los datos administrados de forma manual, EDUCEREBRIX S.A.S. se encargará de guardarlas en archivadores con llave a los que sólo tendrán acceso quienes deban usarlos para fines médicos, diagnósticos, de consultoría y pedagógicos. Los datos sensibles de pacientes y usuarios, sólo serán objeto de tratamiento cuando exista una autorización explícita de su titular, de conformidad con el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012. Ninguna de estas disposiciones reemplaza lo dispuesto en el artículo 34 de la ley 23 de 1981, acerca de la confidencialidad de la historia clínica.
En tanto a lo que se refiere a la base de datos que alberga información sensible del empleado como la raza, el estrato socioeconómico, condiciones de salud, entre otros, manifestamos que se recaudan con el único propósito de dar estricto cumplimiento al artículo 2.2.4.6.12 del decreto 1072 de 2015 así como las leyes, decretos y circulares que han expedido el Congreso de la República y el Gobierno con relación a la seguridad social en salud, pensión, riesgos laborales y cajas de compensación.
FINALIDADES USO DE DATOS:
1. Para realizar las comunicaciones que estamos llamados a ejecutar debido al vínculo comercial, civil y/o laboral que ambos ostentamos.
2. Para comunicar las ofertas de los servicios que esta empresa realiza.
3. Para comunicarle o llamarlo a intervenir en programas, ofertas contractuales, eventos o demás actividades que esta empresa pueda proporcionarle.
4. Para realizar las inscripciones, actualizaciones y para cumplir con todos los requerimientos que solicitan la ley 1581 de 2012, el decreto 1377 de 2013, el DECRETO 886 DE 2014 cuyo artículo 25 fue declarado constitucional condicionadamente por la sentencia C- 748-2011 y, por último, el Decreto 1074 de 2015.
5. Para informar a nuestros clientes, usuarios, a nuestros asesores jurídicos y comerciales, a nuestros contratistas, a nuestros distribuidores, al Estado (cuando sea requerido) acerca de la naturaleza de nuestro vínculo y los datos personales que a usted lo identifican dentro de éste.
6. Para permanecer en contacto constante con usted.
7. Para realizar transferencia de datos personales de cualquier tipo a países que proporcionen niveles adecuados de protección de datos, según estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia. Ello, según lo indica el artículo 26 de la ley 1581 de 2012 y el artículo 24 del decreto 1377 ya indicado.
8. Para utilizar los datos, ante las autoridades competentes, en caso de emergencias médicas, sanitarias o de cualquier otra categoría que requiera de ellos para ponerlo sobre aviso, evitar calamidades y, en todo caso, para facilitar su indemnidad.
9. Para expedir los certificados y comunicados que, en el ámbito civil, administrativo, comercial, laboral y de seguridad social, indique la ley.
10. Para comunicar sus datos personales ante la solicitud que hiciera, con la orden correspondiente, a alguna autoridad de la república.
11. Con el fin de utilizar sus datos en ámbitos judiciales y extrajudiciales referentes a la ejecución de los contratos (en su fase contractual y precontractual) y, así mismo, reportar a las centrales de riesgo si fuere conducente.
12. Para ejecutar labores de consultoría donde sea indispensable proyectar estadísticas cuyo insumo sea información personal, previa autorización de sus titulares.
13. Para agendar citas médicas con los profesionales que requieran nuestros usuarios, con el único objeto de identificarlos frente a su tratante.
14. Para brindarles asesorías específicas en materia psiquiátrica y neurológica, donde sea necesario conocer información personal.
VIGENCIA:
La fecha de entrada en vigencia de esta política es el lunes 13 de julio de 2020 y estará vigente por dos (2) años a menos que sea necesario reformarla, por indicación de la Superintendencia de Industria y Comercio, antes de que se cumpla este plazo.
En todo caso, una vez vencido el término estipulado en este apartado, si EDUCEREBRIX S.A.S. considera que no es necesario modificarla podrá prorrogarla por un periodo igual a menos que la ley o la Superintendencia de Industria y Comercio emitan una directriz que le impida hacerlo.
NOMBRE O RAZÓN SOCIAL DEL RESPONSABLE: EDUCEREBRIX S.A.S.
DOMICILIO: BOGOTÁ D.C.
CORREO ELECTRÓNICO: educerebrix@gmail.com
TELÉFONO: 313 8252128- 316 8703858